Dokumenty RODO – Procedura retencji danych osobowych – zarządzaj okresami przetwarzania

Opis

Dokumenty RODO – Procedura retencji danych osobowych zapewnia nam zgodność procesu przechowywania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, poprzez:

• ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum,
• ustalenie terminu usuwania danych osobowych i kryteriów ustalania tego terminu lub okresowego przeglądu.

Procedurę retencji danych osobowych stosujemy do każdej czynności przetwarzania danych i jej zastosowanie w praktyce oznacza, że należy:

• sprawdzić czas przechowywania danych osobowych;
• rozważyć cel lub cele, dla których przechowujemy informacje, aby zdecydować, czy (i jak długo) je zachować;
• bezpiecznie usuwać informacje, które nie są już potrzebne;
• aktualizować, archiwizować lub bezpiecznie usuwać informacje, jeśli są one nieaktualne;
• ustalając okres retencji należy wziąć pod uwagę:
  • obecną i przyszłą wartość informacji;
  • koszty, ryzyko i zobowiązania związane z przetwarzaniem danych;
  • realną możliwość zapewnienia, by dane były aktualne.

Spis treści:

• cel procedury,
• zakres stosowania,
• postanowienia ogólne,
• przeglądy,
• inwentaryzacja,
• załącznik nr 1 do procedury retencji danych osobowych – okresy przechowywania danych osobowych (tabela),
• załącznik nr 2 – opis postępowania w sprawie niszczenia dokumentacji,
• załącznik nr 3 – protokół usunięcia danych osobowych – wraz z procedurą gwarantujący rozliczalność.